Obowiązek informacyjny - Umowa cywilno-prawna

Klauzula informacyjna Energa Logistyka Sp. z o.o.
dla osób zatrudnionych na podstawie umowy cywilno-prawnej

  

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) Energa Logistyka Sp. z o.o. z siedzibą w Płocku(09-407) przy ul. Otolińskiej 25, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000074173, której akta rejestrowe są przechowywane przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, posiadającej numer identyfikacji podatkowej (NIP) 774-10-17-492, REGON 610246708, z kapitałem zakładowym w kwocie 1.075.500 złotych (opłaconym w całości)  informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Energa Logistyka Sp. z o.o.z siedzibą przy Otolińskiej 25, 09-407 Płock, tel. (+48) 24 266 56 00, e-mail: energa.logistyka@energa.pl, www.energa-logistyka.pl

2. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail:energa-logistyka@energa.pl. lub korespondencyjnie na adres Energa Logistyka Sp. z o.o. wskazanyw pkt 1. Dane dotyczące IOD dostępne są również na stronie www.http://energa-logistyka.pl/o-nas/dane-osobowe lub na stronie https://grupa.energa.pl/rodo/inspektor-ochrony-danych

3. Dane osobowe przetwarzane będą w celach:

1. związanych z nawiązaniem umowy cywilno-prawnej;
2. ustalenia (potwierdzenia) uprawnień lub kwalifikacji wymaganych do wykonywania prac zgodnie z umową;
3. potwierdzenia odbycia lub przeprowadzenia szkolenia BHP;
4. stwierdzenia aktualności orzeczeń lekarskich, potwierdzających brak przeciwskazań do wykonywania prac realizowanych w ramach umowy;
5. wykonania obowiązków prawnych ciążących na Energa Logistyka Sp. z o.o.;
6. zapewnienie bezpieczeństwa osób i ochrony mienia;
7. raportowania, kontroli wykonania umowy i jej rozliczenia;
8. utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji;
9. przesyłania i archiwizacji dokumentacji;
10. ustalania i dochodzenia roszczeń i odszkodowań, obrona przed ewentualnymi roszczeniami;
11. administracyjnych, w tym zarządzania personelem w Grupie Kapitałowej ORLEN;
12. organizowania szkoleń dla współpracowników.

4. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust 1 lit. a, b, c, f, art. 9 ust. 2 lit. b RODO, tj. w sytuacji gdy:

1. przetwarzanie jest prowadzone w oparciu o dobrowolną zgodę, w zakresie edycji własnego profilu, w szczególności: umieszczenia zdjęcia na poczcie służbowej, Skype, Intranecie, publikowania komentarzy/ opinii bądź zdjęć na grupach dyskusyjnych Intranetu, zgłoszenia do dodatkowej opieki medycznej;
2. przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą;
3. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Energa Logistyka Sp. z o.o., wynikającego m.in. z Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, Rozporządzenia MSWiA z dnia 7 czerwca 2010 r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów, Ustawy z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych, przepisów Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy z dnia 13.10.1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2017 r. poz. 1778 z póżn.zm.), Ustawie z dnia 26.07.1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2018 poz. 200 z pózn.zm.);  
4. realizowany jest uzasadniony interes Energa Logistyka Sp. z o.o., który Energa Logistyka Sp. z o.o. rozumie w szczególności jako: dochodzenie i obronę roszczeń wynikających z przepisów prawa, wykorzystanie imienia, nazwiska, stanowiska służbowego, służbowego numeru telefonu, numeru pracowniczego oraz służbowego adresu e-mail do użytku służbowego, np. oznaczenia twórcy dokumentacji, wskazania osoby kontaktowej w umowach z kontrahentami, organizację konkursów pracowniczych oraz ochronę osób i mienia, w tym wydania kart dostępu oraz prowadzonego monitoringu. Gdy jest to niezbędne, przekazanie danych dotyczących Kontrahentów do Podmiotu Dominującego Grupy ENERGA, w celach realizacji kompetencji Podmiotu Dominującego Grupy ENERGA, opisanych w ust. II Umowy o współpracy w Grupie ENERGA oraz realizacji funkcji, uprawnień i obowiązków organów Podmiotu Dominującego w Grupie ENERGA, w szczególności w zakresie danych kontaktowych, danych Kontrahentów, danych dotyczących warunków, formy i zakresu Umowy, a także w zakresie informacji dotyczących stosowania się do określonych w Grupie Kapitałowej ORLEN zasad bezpieczeństwa informacji, danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa, zabezpieczeń teleinformatycznych;
5. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Energa Logistyka Sp. z o.o. lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej;
6. przetwarzanie jest niezbędne do prowadzenia bazy danych pracowników do której dostęp mają nasi pracownicy, pracodawcy oraz pracownicy innych podmiotów z Grupy Kapitałowej ORLEN. Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na umożliwieniu pracownikom spółek z grupy łatwego kontaktu z innymi współpracownikami oraz ułatwieniu współpracy między różnymi pracownikami naszej firmy lub innych spółek z Grupy Kapitałowej ORLEN;
7. przetwarzanie jest niezbędne do celów bezpieczeństwa przez umieszczenie wizerunku (zdjęcia) na karcie Systemu Kontroli Dostępu;
8. przetwarzanie jest niezbędne do celów wypełnienia obowiązków wynikających z ustawy o zarządzaniu kryzysowym, w sytuacji gdy stanowisko pracy związane jest z dostępem do informacji o bezpieczeństwie obiektu infrastruktury krytycznej. W przypadku współpracownika zatrudnionego na stanowisku umożliwiającym dostęp do  informacji o bezpieczeństwie obiektu infrastruktury krytycznej, operator infrastruktury krytycznej żąda od współpracownika przedłożenia informacji dotyczących karalności, w tym informacji, czy  jego dane osobowe są zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym;
9. przetwarzanie jest niezbędne do celów wypełnienia obowiązków wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych w sytuacji gdy Twoje stanowisko wymaga dostępu do informacji niejawnych;
10. przetwarzanie jest niezbędne do celów dbałości o ochronę Energa Logistyka Sp. z o.o. przed nadużyciami i nieprawidłowościami w tym w zakresie antykorupcji, wykrywania nadużyć oraz zapobiegania nadużyciom oraz konfliktom interesów w procesach biznesowych.

5. Podanie danych jest obowiązkowe w oparciu o wskazane powyżej przepisy prawa i wewnętrzne regulacje dotyczące zatrudnienia; nieudzielenie informacji uniemożliwi proces zatrudnienia. Podanie danych w zakresie zgody jest dobrowolne.

6. Odbiorcą danych osobowych mogą zostać:

1. Inne podmioty w Grupie Kapitałowej ORLEN w celach administracyjnych, w tym w celu zarządzania personelem;
2. organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np.: sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną;
3. Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych Powszechny Zakład Ubezpieczeń SA, w zakresie prowadzenia pracowniczych planów kapitałowych;
4. świadczeniodawcy usług medycznych oraz ich podwykonawcy, jeżeli przystąpiłeś do dodatkowej opieki medycznej;
5. podmioty świadczące usługi badań rozwojowych, usługi szkoleniowe, konferencyjne, organizujące seminaria, kursy, warsztaty, kongresy, sympozja, fora, szkoły językowe, uczelnie wyższe - jeżeli zostaniesz na nie skierowany;
6. podmioty świadczące usługi medycyny pracy;
7. organizacje związkowe w zakresie obowiązujących przepisów prawa;
8. podmioty świadczące usługi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
9. podmioty dostarczające korespondencję;
10. podmioty wykonujące usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji;
11. podmioty świadczące usługi doradztwa obsługi prawnej oraz w zakresie spraw sądowych;
12. wybrani Kontrahenci (oferenci, dostawcy, wykonawcy, klienci), z którymi współpracuje Energa Logistyka Sp. z o.o., jeżeli Kontrahent zostanie wskazany jako osoba do kontaktu;
13. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez Energa Logistyka Sp. z o.o.;
14. podmioty Grupy Kapitałowej ORLEN w zakresie korzystania z połączonych domen;
15. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez Energa Logistyka Sp. z o.o., w tym poczty elektronicznej.

Energa Logistyka Sp. z o.o., może powierzyć Twoje dane dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenie Energa Logistyka Sp. z o.o., pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa Twoich danych osobowych.

7. Okres przechowywania danych:

1. dane będą przetwarzane przez okres trwania umowy;
2. dane będą przetwarzane przez okres trwania umowy o zatrudnienie a po zakończeniu okresu trwania umowy dane przechowywane będą przez okres wymagany przepisami prawa;
3. w odniesieniu do prawnie uzasadnionych interesów dane będą przetwarzane do czasu uwzględnienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
4. w przypadku monitoringu przez okres wskazany dla danego typu monitoringu, o którym mowa w Informacji dotyczącej form monitoringu prowadzonego wobec pracowników)/Regulaminie Pracy/Zakładowym Układzie Zbiorowym Pracy.

8. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.

9. Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.

10. Informujemy o przysługującym prawie do:

1. dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii;
2. sprostowania swoich danych osobowych;
3. żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych;
4. przenoszenia danych;
5. usunięcia danych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wynikające z art. 17 ust. 3 RODO;
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych;
7. wycofania, w dowolnym momencie, udzielonych zgód na przetwarzanie danych osobowych; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano, przed wycofaniem, na jej podstawie;

Z uprawnień możesz skorzystać kontaktując się pisemnie z Energa Logistyka Sp. z o.o. lub z IOD (pkt 1, 2).

Informujemy o przysługującym prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie Twoich danych osobowych, na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl w zakładce „Skargi”.