Obowiązek informacyjny - Umowa o pracę

Klauzula informacyjna Energa Logistyka Sp. z o.o.
dla osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę

 

Zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO) Energa Logistyka Sp. z o.o.  z siedzibą w Płocku (09-407) przy ul. Otolińskiej 25, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 610246708, której akta rejestrowe są przechowywane w Sądzie Rejonowym dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi, posiadającej numer identyfikacji podatkowej (NIP) 774-10-17-492, REGON 610246708, z kapitałem zakładowym w kwocie  1.075.500 złotych (opłaconym w całości)  informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Energa Logistyka Sp. z o.o.  z siedzibą przy ul. Otolińskiej 25, 09-407 Płock, tel. +48 24 266-56-00, mail: energa.logistyka@energa.pl, www.energa-logistyka.pl

2. Z inspektorem ochrony danych (IOD) można skontaktować się pod adresem e-mail:energa-logistyka@energa.pl lub korespondencyjnie na adres Energa Logistyka Sp. z o.o. wskazanyw pkt 1. Dane dotyczące IOD dostępne są również na www.http://energa-logistyka.pl/o-nas/dane-osobowe lub na www.http://energa-logistyka.pl/o-nas/dane-osobowe

3. Dane osobowe przetwarzane będą w celach:

1. związanych z nawiązaniem stosunku pracy;
2. ustalenia (potwierdzenia) uprawnień lub kwalifikacji wymaganych do wykonywania prac zgodnie
   z umową;
3. potwierdzenia odbycia lub przeprowadzenia szkolenia BHP;
4. organizacji szkoleń dla pracowników i potwierdzenia ich odbycia;
5. stwierdzenia aktualności orzeczeń lekarskich, wydanych na podstawie przepisów prawa pracy; potwierdzających brak przeciwskazań do wykonywania prac realizowanych w ramach umowy;
6. wykonania obowiązków prawnych ciążących na Energa Logistyka Sp. z o.o.;
7. zapewnienie bezpieczeństwa osób i ochrony mienia;
8. raportowania, kontroli wykonywania umowy i jej rozliczenia;
9. utrzymywania kontaktów służbowych i wymiany korespondencji;
10. przesyłania i archiwizacji dokumentacji;
11. ustalania i dochodzenia roszczeń i odszkodowań, obrona przed ewentualnymi roszczeniami;
12. w celach administracyjnych, w tym zarządzania personelem w Grupie Kapitałowej ORLEN;
13. realizacji obowiązków prawnych, uzasadnionych interesów Energa Logistyka Sp. z o.o., wiążących się
    z nawiązaniem stosunku pracy;
14. realizacji pracowniczych świadczeń socjalnych, realizacji dodatkowych dobrowolnych świadczeń;
15. realizacji zadań związanych z Pani/Pana przynależnością i korzystaniem z kasy zapomogowo-pożyczkowej;
16. archiwizacji dokumentacji.

4. Dane osobowe przetwarzane będą zgodnie z art. 6 ust 1 lit. a, b, c, f, art. 9 ust. 2 lit. b RODO, tj. w sytuacji gdy:

1. przetwarzanie jest prowadzone w oparciu o dobrowolną zgodę, np. w zakresie edycji własnego profilu,
   w szczególności umieszczenia zdjęcia na poczcie służbowej, Skype, Intranecie, publikowania komentarzy/opinii bądź zdjęć na grupach dyskusyjnych Intranetu, zgłoszenia do dodatkowej opieki medycznej;
2. przetwarzanie jest niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą;
3. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Energa Logistyka Sp. z o.o., wynikającego m.in. z ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeksu Pracy oraz Rozporządzenia Ministra Rodziny Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, a także innych przepisów prawa wykorzystywanych w procesie zatrudnienia;
4. realizowany jest uzasadniony interes Energa Logistyka Sp. z o.o., poprzez który rozumie się
   w szczególności ustalenie, dochodzenie lub obronę roszczeń wynikających z przepisów prawa, wykorzystanie imienia, nazwiska, stanowiska służbowego, służbowego numeru telefonu, numeru pracowniczego oraz służbowego adresu e-mail do użytku służbowego, np. oznaczenia twórcy dokumentacji, wskazania osoby kontaktowej w umowach z kontrahentami, organizację konkursów pracowniczych oraz ochronę osób i mienia, w tym wydawanie kart dostępu oraz prowadzenie monitoringu. Gdy jest to niezbędne, przekazanie danych dotyczących Pracowników do Podmiotu Dominującego Grupy ENERGA, w celach realizacji kompetencji Podmiotu Dominującego Grupy ENERGA, opisanych w ust. II Umowy o współpracy w Grupie ENERGA oraz realizacji funkcji, uprawnień i obowiązków organów Podmiotu Dominującego w Grupie ENERGA,
   w szczególności w zakresie danych kontaktowych, danych pracowniczych, danych dotyczących warunków, formy i zakresu zatrudnienia, a także w zakresie informacji dotyczących stosowania się do określonych w Grupie Kapitałowej ORLEN zasad bezpieczeństwa informacji, danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa, zabezpieczeń teleinformatycznych, przeciwdziałania nadużyciom i konfliktowi interesów;
5. przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Energa Logistyka Sp. z o.o. lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej;
6. przetwarzanie jest niezbędne do prowadzenia bazy danych pracowników do której dostęp mają pracownicy pracodawcy oraz pracownicy innych podmiotów z Grupy Kapitałowej ORLEN. Podstawą prawną przetwarzania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na umożliwieniu pracownikom spółek z grupy, łatwego kontaktu z innymi współpracownikami oraz ułatwieniu współpracy między różnymi pracownikami naszej firmy lub innych spółek z Grupy Kapitałowej ORLEN;
7. przetwarzanie jest niezbędne do celów bezpieczeństwa przez umieszczenie wizerunku (zdjęcia) na karcie Systemu Kontroli Dostępu;
8. przetwarzanie jest niezbędne do celów wypełnienia obowiązków wynikających z ustawy o zarządzaniu kryzysowym, w sytuacji gdy stanowisko pracy związane jest z dostępem do informacji o bezpieczeństwie obiektu infrastruktury krytycznej.  W przypadku pracownika zatrudnionego na stanowisku umożliwiającym dostęp do  informacji o bezpieczeństwie obiektu infrastruktury krytycznej, operator infrastruktury krytycznej żąda od pracownika przedłożenia informacji dotyczących karalności, w tym informacji, czy  jego dane osobowe są zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym;
9. przetwarzanie jest niezbędne do celów wypełnienia obowiązków wynikających z ustawy o ochronie informacji niejawnych w sytuacji gdy Twoje stanowisko wymaga dostępu do informacji niejawnych;
10. przetwarzanie jest niezbędne do celów dbałości o ochronę Energa Logistyka Sp. z o.o. przed nadużyciami i nieprawidłowościami, w tym w zakresie antykorupcji, wykrywania nadużyć oraz zapobiegania nadużyciom i konfliktom interesów w procesach biznesowych.

5. Podanie danych jest obowiązkowe w oparciu o wskazane powyżej przepisy prawa i wewnętrzne regulacje dotyczące zatrudnienia, nieudzielenie informacji uniemożliwi proces zatrudnienia. Podanie danych w zakresie zgody jest dobrowolne.

6. Odbiorcą danych osobowych mogą zostać:

1. Inne podmioty w Grupie Kapitałowej ORLEN w celach administracyjnych, w tym w celu zarządzania personelem;
2.  sprzedawca energii elektrycznej, jeżeli korzystasz z dopłaty do energii elektrycznej;
3. organy i podmioty publiczne uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa, np. sądy, organy ścigania, instytucje państwowe, podmioty upoważnione do prowadzenia kontroli, gdy wystąpią z żądaniem udostępnienia danych w oparciu o stosowną podstawę prawną;
4. Towarzystwo Funduszy Inwestycyjnych Powszechny Zakład Ubezpieczeń SA, w zakresie prowadzenia pracowniczych planów kapitałowych;
5. Powszechny Zakład Ubezpieczeń na Życie SA, jeżeli przystąpiłeś do pracowniczego programu emerytalnego;
6. Świadczeniodawcy usług medycznych oraz ich podwykonawcy, jeżeli przystąpiłeś do dodatkowej opieki medycznej;
7. Benefit System SA, jeżeli korzystasz z programu MultiSport;
8. organizacje związkowe w zakresie obowiązujących przepisów prawa;
9. podmioty świadczące usługi badań rozwojowych, usługi szkoleniowe, konferencyjne, organizujące seminaria, kursy, warsztaty, kongresy, sympozja, fora, szkoły językowe, uczelnie wyższe – jeżeli zostaniesz na nie skierowany;
10. podmioty świadczące usługi medycyny pracy;
11. podmioty świadczące usługi bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej;
12. podmioty dostarczające korespondencję;
13. podmioty wykonujące usługi niszczenia i archiwizacji dokumentacji;
14. podmioty świadczące usługi doradztwa i obsługi prawnej oraz w zakresie spraw sądowych;
15. audytorzy, biegli rewidenci, doradcy podatkowi;
16. podmioty ubezpieczające mienie Energa Logistyka Sp. z o.o.;
17. wybrani Kontrahenci (oferenci, dostawcy, wykonawcy, klienci), z którymi współpracuje Energa Logistyka Sp. z o.o., jeżeli pracownik zostanie wskazany jako osoba do kontaktu;
18. podmioty świadczące usługi serwisu i obsługi technicznej urządzeń wykorzystywanych przez Energa Logistyka Sp. z o.o.;
19. podmioty połączonych Grup ORLEN i ENERGA w zakresie korzystania z połączonych domen;
20. podmioty świadczące usługi informatyczne w zakresie wsparcia i utrzymania systemów wykorzystywanych do przetwarzania danych osobowych przez Energa Logistyka Sp. z o.o., w tym poczty elektronicznej.

Energa Logistyka Sp. z o.o. może powierzyć Twoje dane dostawcom usług lub produktów działającym na jego rzecz na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, wymagając od takich podmiotów wykonywania czynności na udokumentowane polecenia Energa Logistyka Sp. z o.o., pod warunkiem zachowania poufności i zapewnienia ochrony prywatności oraz bezpieczeństwa Twoich danych osobowych.

7. Okres przechowywania danych:

1. dane będą przetwarzane przez okres trwania umowy o zatrudnienie;
2. dane będą przetwarzane przez okres trwania umowy o zatrudnienie a po zakończeniu okresu trwania umowy dane przechowywane będą przez okres wymagany przepisami prawa;
3. w odniesieniu do prawnie uzasadnionych interesów, dane będą przetwarzane do czasu uwzględnienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
4. w przypadku wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych, do czasu jej wycofania;
5. w przypadku monitoringu przez okres wskazany dla danego typu monitoringu, o którym mowa
   w Informacji dotyczącej form monitoringu prowadzonego wobec pracowników/Regulaminie Pracy/Zakładowym Układzie Zbiorowym Pracy.

8. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany.

9. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzecich.

10. Informujemy o przysługującym prawie do:

1. dostępu do swoich danych osobowych i żądania ich kopii,
2. sprostowania swoich danych osobowych,
3. żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych,
4. przenoszenia danych,
5. usunięcia danych, jeżeli nie następują przesłanki wyłączające, wynikające z art. 17 ust. 3 RODO,
6. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
7. wycofania, w dowolnym momencie, udzielonych zgód na przetwarzanie danych osobowych; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano, przed wycofaniem, na jej podstawie.

Z uprawnień możesz skorzystać kontaktując się pisemnie z Energa Logistyka Sp. z o.o. lub z IOD (pkt 1, 2).

Informujemy o przysługującym prawie wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, na przetwarzanie Twoich danych osobowych przez Energa Logistyka Sp. z o.o. na adres: Urząd Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa lub formie elektronicznej. Szczegółowe informacje dotyczące składania skarg są dostępne na stronie internetowej urzędu www.uodo.gov.pl w zakładce „Skargi”.